國科會補助國內研究生出席國際學術會議作業說明

一、相關法規：
(一)國科會補助國內研究生出席國際學術會議作業要點。

(二)科技部來函及科技部科研人才國際交流、延攬、研究(習)補助案因應嚴重特殊傳染性肺炎疫情之處理原則

二、承辦人

國科會承辦人：李奕欣 小姐 (email: yhli@nstc.gov.tw)  電話:02-2737-7104

國際處承辦人：楊鈞翔 先生 (email: maxy101@mail.ntut.edu.tw) 電話：(02)2771-2171 轉6524 

三、申請機構之非在職專班博、碩士班在學研究生(以下簡稱研究生)，得向申請機構提出申請。
申請程序：詳作業要點第四點

(一)研究生應先登入國科會網站首頁(https://www.nstc.gov.tw/) 線上製作下列文件並確認線上繳交送出至校方，再由校方就其資格與文件審核通過後，線上彙整傳送國科會。
1. 線上註冊或更新個人基本資料。
2. 線上填寫申請書、擬發表之論文摘要，且以首次發表之論文為限。
3. 論文被接受發表之證明文件。
4. 指導教授推薦函(註明外語能力)。
5. 其他有助於審查之文件(如論文全文)。

(二)國科會規定校方最遲彙送日期為會議首日所屬月份之前一個月之首日，遇例假日者，順延至次一上班日，逾期不受理申請。 學生請配合於校方最遲彙送日期之前一日17:00前至國科會網站線上製作申請文件並確認線上繳交送出至校方。(例如：7月份之會議，國科會規定校方最遲必須於6月1日線上彙送申請案至國科會，學生請配合於5月31日17:00前至國科會網站首頁(https://www.nstc.gov.tw/) 線上製作申請文件並確認線上繳交送出至校方。

四、補助項目：詳作業要點第六點

(一)申請案經國科會審查核定後依核定金額補助，其補助項目如下：
1. 往返機票費：由國內至會議地點最直接航程之往返經濟艙機票費。
2. 出席會議之註冊費。
3. 研究生因身心障礙達重度以上，需隨行看護陪同出席國際學術會議者，經國科會核准得補助一名隨行看護人員之往返經濟艙機票費。

五、獲補助案件之變更程序：詳作業要點第七點

(一)研究生應於國科會網站首頁(https://www.nstc.gov.tw/) 線上申請變更並繳交送出，由校方審核後線上送出國科會，經國科會同意變更始完成變更程序，除註銷申請外，各項變更內容皆應於會議舉辦前提出申請。

(二)獲補助案件報經國科會同意註銷者，同一研究生得向申請機構再提出申請於同年度內出席其他國際學術會議。

六、核銷程序：核銷相關問題請逕洽本校

主計室 承辦人：許潔怡 小姐 (email: joelyhsu@ntut.edu.tw) 電話：(02)2771-2171 分機1518

國際處 承辦人：楊鈞翔 先生 (email: maxy101@mail.ntut.edu.tw) 電話：(02)2771-2171 轉6524

(一)研究生應於返國後十五日內，於國科會網站首頁(https://www.nstc.gov.tw/) 線上繳交出席國際學術會議報告及登錄結報之經費，並將原始憑證送交校方檢核留存。

(二)為因應疫情並簡化學生作業流程，請將下方附檔Email: maxy101@mail.ntut.edu.tw

1. 活動參加繳費報名成功信件

2. 匯款或支付帳單(信用卡繳費單據)

3. 提供身分證字號及學校匯款資訊後五碼

4. 請所有繳交文件的申請人務必留下自己的電話聯絡方式，以便聯繫。

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(三) 正常流程:
將下述表單比照範例，以工整字體手寫填表且至各處室蓋完章後將所有文件依照下列順序掃描成單一 PDF 檔，請檢附下列文件，並於文件上將下列文件抬頭寫上且清楚標明（檔名範例：中文姓名 - 項目名稱），並將附檔寄到  maxy101@mail.ntut.edu.tw

1. 刷卡明細對帳單 (機票費用及會議註冊費用)。

2. 身分證正反面、學生證正反面、護照相片頁。

3. 電子機票 (包含行程)、登機證票根 (正本、如果有補助機票費用)。

4. 搭乘外籍航空需檢附”因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書” (正本)。

5. 旅行業代收轉付收據 (正本、如果有)。

6. 存摺帳號頁。

7. 研討會註冊收據 (盡量正本，若無再繳交掃描檔)。

8. 任何可以佐證出席會議之證明 (例如Acceptance letter, Receipt, Conference of Participation, etc..)

請所有繳交文件至國際事務處的申請人務必留下自己的電話聯絡方式，以便聯繫，謝謝！再次提醒，請各位同學申請報銷時，金額一定要再次確認，若紙本填寫金額與系統填寫金額不同，必須得請國科會那邊做協助進行更改，會耗費更多時間才能拿到補助。

(四)核銷流程：備妥上述文件後請送系所簽章→學院簽章→系所所屬會計單位審核→國際處每月會主計室出納組行文國科會請款→國科會收到公文後約1個月後撥付款項至學校專戶→出納組撥