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Step3 出國前後應繳資料

出國前

請先閱讀旅外安全須知,並於出國前一個月辦理「一般須繳文件」、「獲補助者額外需繳交文件」等手續。

旅外安全須知

教育部來函,鑒於國際學術交流亦趨蓬勃,學生出國交流活動逐漸增加,請同學出國應妥善規劃,至外交部領事事務局網站(www.boca.gov.tw)查詢國外旅遊相關資訊並完成出國登陸,如遇緊急狀況,可撥打鄰近之我駐外館處求助。請參考我國各駐外單位聯絡電話號碼與相關公文(駐外單位聯絡電話重要公告)。

一般需繳文件(所有出國交換生)

  1. 獲准出國交換離校申請表
    申請表內含專業學分、實習學分抵免欄位,請填妥後至相關單位完成核章。
  2. 「國外研修機構錄取信影本」
  3. 連帶保證書
  4. 出國交換知情同意書」 (Step1已繳交者無需提供)
  5. 「去返程機票掃描檔」

* 以上(1)~(5)請依序掃描成一個電子檔(PDF),檔案命名為「出國研修離校資料_(姓名)」,以電子郵件寄給業務承辦人(cxp351@mail.ntut.edu.tw),紙本請自行留存。

獲補助者額外需繳文件

  1. 出差請示單」 (範本,紙本自行留存)
  2. 「學生證 & 身分證正反面」
  3. 「帳戶」 (請檢附學校登記的帳戶存摺封面)
  4. 「預借經費申請單」 (由國際處印製,通知受獎生簽名)

* 以上(1)~(3)請依序掃描成一個電子檔(PDF),檔案命名「學海(臺奧)計畫出國前核銷資料_(姓名)」,並以電子郵件寄給業務承辦人(cxp351@mail.ntut.edu.tw),紙本自行留存。

學務處兵役文件(限男性)

具役男身分者請準備「兵役申請單(連結)、護照影本、入學許可影本」,於出國前一個月至學務處辦理手續(分機1214)。

 

返國後

請於返國後兩周內辦理「一般須繳文件」、「獲補助者額外需繳交文件」等手續。

一般需繳文件(所有出國交換生)

  1. 心得報告及調查表 」(2000字以上)
    若為臺奧高教種籽基金受獎生,請使用「計畫專用格式」,回傳Word檔案。
  2. 「成績單影本」
    請標注姓名、研修期間、選課名稱、學分數,並註明課程始末時間,最後簽名
  3. 研修證明
    返臺前請將文件提供給交換校窗口簽章,研修日期應介於機票去返程日期之間
  4. 「本校當學期學費及學雜費收據證明」
  5. 「研修照片圖檔20張」(請提供本人研修活動或與校門、校徽合影照片,勿提供風景照)
  6. 學生調查表」(依教育部函,僅國外停留超過183日之(中)低收入戶者需填寫)

* 以上(1)~(4)請依序掃描成一個電子檔(PDF)。連同第(5)項圖檔、第(6)項Excel,檔案命名為「出國後研修資料_(姓名)」,以電子郵件寄給業務承辦人(cxp351@mail.ntut.edu.tw)。

獲補助者額外需繳文件

  1. 學海計畫受獎生請於研修結束後二周內至教育部「選送人才出國研修服務網」上傳心得及填寫問卷,心得格式參考
  2. 計畫補助項目請款核銷:(1)國外研修生活費 (2)一張國際經濟艙來回機票 
    *學海計畫優先核銷生活費機票費次之範例
    *生活費計算以「教育部公費留學生請領公費項目及支給數額一覽表」及「研修證明」為依據。
    生活費公式=一般公費生年支生活費*(受獎生國外研修天數/365天)*出國前一天美金兌臺幣賣出即期匯率。
    若計算的生活費高出政府計畫獎學金核定金額,請填寫核定金額。
  3. 核銷「生活費」不核銷「機票費」,請備齊下列文件:
    (1) 「出差旅費報告書」(範例
    (2) 「出差請示單」(範例
    (3) 「交換學校之錄取信」(請標註自己的姓名並簽名
    (4) 「研修學分抵免對照表」(無抵免者不用繳交)
    (5) 「本校當學期學費及學雜費收據證明」
    (6) 「成績單影本」
            請標注姓名、研修期間、選課名稱、學分數,並註明課程始末時間,最後簽名
    (7) 「研修證明
           返臺前請將文件提供給交換校窗口簽章,研修日期應介於機票去返程日期之間
    (8)「臺灣與研修地點的往返交通說明」(範例
      登機證需標註自己的姓名、起降地點,作為佐證資料,並簽名
           若登機證存根不慎遺失,請擇一提供以下佐證。
      A. 護照出入境證明 (臺灣及前往國家出入境戳章,共4個)
      B. 航空公司開立搭機證明
      * 若有轉機請提供所有完整搭機證明文件。
      * 請以文字說明整體往返兩地之過程,例如:啟程 ⇒ 臺灣中正機場(TPE) ⇒ 日本成田機場(NRT) 
    (9) 「領據
    (10) 「臺幣-美金匯率表
           請上臺灣銀行網站查詢列印出國前一天美金賣出即期匯率( 範例 )。
    *以上(1)~(10)文件請依序掃描成一個電子檔(PDF),檔案命名「學海(臺奧)計畫出國後核銷資料_(姓名)」並以電子郵件寄給業務承辦人(cxp351@mail.ntut.edu.tw);紙本資料2份請送至國際事務處。
  4. 核銷「生活費」「機票費」,除準備上述(1)~(10)文件外,請備齊下列文件:
    (11) 「因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書」(搭乘國外航空班機者需填寫)
    (12) 「登機證正本存根」或「電子登機證」
           若登機證存根遺失,請提供足資證明出國事實之護照影本或航空公司開立搭機證明
    (13) 「電子機票」或「其他足資證明行程之文件」
    (14) 「機票收據」(擡頭需為學生本人)
          A. 國內航空公司:至航空公司網頁申請購票證明單
          B. 國外航空公司:收據及臺灣信用卡刷卡帳單
          C. 國內旅行業者:至旅行業申請代收轉付收據原始文件
    *以上(1)~(14)文件請依序掃描成一個電子檔(PDF),檔案命名「學海(臺奧)計畫出國後核銷資料_(姓名)」並以電子郵件寄給業務承辦人(cxp351@mail.ntut.edu.tw);紙本資料2份請送至國際事務處。

其他注意事項

  1. 出國研修須修讀並通過二門(含)以上課程;研修學校另有規定者,應遵守其規定。未完成者國際處有權取消獎學金資格。
  2. 所有研修生出國應妥善保管機票相關文件,並於研修期程結束後二周內返臺,並依國際處規定繳交結案文件。
  3. 出國研修生須輔導後續申請之同學,在徵得同意下,本處得逕予提供之個人聯絡方式予後續申請研修之同學。
  4. 出國研修生須配合校內各類說明會或活動,發表交換感想。
 

 

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